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    人力資源成本管理:定崗定編

            定崗定編是企業崗位管理中的一項基礎性的工作。它涉及企業業務目標的落實、員工能力和數量的匹配,從而影響到企業運營成本的降低和效率的提高。在中國計劃經濟時代,定崗定編是由國家有關部門來承擔的,隨著企業面臨日益激烈的市場競爭,定崗定編已經成為企業自身經營管理的重要內容。那么,定崗定編在新的經濟環境中的內涵是什么?企業需要什么樣的定崗定編?定崗定編的基本形式有哪些?

      一、定崗定編的基本依據是企業的發展戰略、業務目標

      企業進行定崗定編的基本依據是什么?這在許多企業中并不十分明確,就事論事憑感覺或印象要某個或某些部門裁減崗位或人員,往往遇到很大的阻力。

      其實,定崗定編的基本依據是企業本身的發展戰略或業務目標,企業在特定的時期內,要完成什么樣的戰略目標,構成了企業形成一切工作的中心,包括定崗定編。如果企業的戰略目標不清楚,或者根本沒有,企業里的一切工作都失去了方向和依據,包括定崗定編。這似乎是一個很淺顯的道理,但在實際工作中,又會經常遇到類似的情況:企業業務目標不明確、或者明確但不科學,在這種狀況下,定崗定編是無法進行的。勉強進行,也缺乏說服力。

      定崗定編的目的是實現“人、崗、事”三者之間的合理匹配,以達到“人盡其才、才盡其用”的目標。這里最重要的是首先要弄清楚企業要做的“事”。

      有了工作目標,然后才需要相應的崗和人來做。當然,企業的戰略目標,也就是

      “事”的確定,也不是一個簡單的問題,它必然涉及企業一系列內外部的因素,如經濟環境、市場競爭、技術變化、客戶需求等各方面的影響。弄清楚企業戰略目標是企業發展的前提條件。

      二、定崗定編的具體依據是工作流程

      戰略目標明確后,并不意味著定崗定編就可以自動進行了。定崗定編的具體設計,還需要先理順工作流程。前面我們說到了“人、崗、事”之間的匹配,其中“事”是基礎但做同樣的“事”采用的流程可以是很多的。不同的工作流程必然帶來崗位設置的不同。優化的流程可以給出最有效的崗位設置,而陳舊的流程很容易造成崗位工作的低效率。因此,定崗定編必然涉及的一項前提性工作就是“流程優化”。

      一提到流程優化很容易被人們認為是一件復雜的工作。其實流程只不過是完成任務目標的方法和過程,它根據目標的繁簡程度可采用的優化方法和程度也可以不同。涉及企業總體變化的流程重整是一種優化,局部流程的小改小革也是一種優化。只要新的流程能夠使輸出大于輸出、是一個增值的過程,它就是一個優化的流程。我們把優化流程中的關鍵環節找出來,設置成崗位,賦予其職責,并根據該環節的工作量配置相應的員工數,定崗定編就能夠做到科學合理的。

      三、定崗定編應從業務人員著手

      企業的崗位數量有很多,特別是生產(或服務)流程復雜的大企業更是如此。在眾多的崗位中如何進行定崗定編?事實上,在這些崗位中,最重要的是直接從事經營的崗位,它們是企業生存發展的核心部分,定崗定編應該首先把這些核心崗位搞清楚。其次,企業內各種崗位是具有一定比例關系的,定崗定編應把握這些基本的比例關系。一是直接與非直接經營部門之間的比例關系;二是直接與非直接經營部門內部各種崗位之間的比例關系;三是管理崗位與全部崗位之間的比例關系。各種非直接經營崗位的確定雖然要依據其各自優化的工作流程,但也必須考慮它們與直接經營崗位之間的比例關系。這些比例關系是眾多的企業在長期的經營管理過程中逐步形成的,是大家工作流程不斷優化的積累。有些發達國家的政府部門經常對各行業的關鍵指標進行統計并公開發布,其中包括企業崗位情況的統計。我們的企業也可以取得這些數據進行參考比照。表1是美國勞工部2001年對美國銀行業的有關崗位數據的統計。

      四、崗位設置的常用形式

      定崗定編中的“定崗”也即是崗位設置工作,在具體設計中可用的形式有很多,歸結起來常用的有三種:基于任務的崗位設置、基于能力的崗位設置和基于團隊的崗位設置。

      基于任務的崗位設置即是將明確的任務目標按照工作流程的特點層層分解,并用一定形式的崗位進行落實。這種做法的好處是崗位的工作目標和職責簡單明了,易于操作,到崗者經過簡單培訓即可開始工作。同時,它也便于管理者實施監督管理,在一定時期內會有很高的效率。在這種形式下,企業(gjjbjw.com)內部的崗位管理主要是采用等級多而細的職等結構,員工只要在本崗位上做到一定的年限而不出大錯就能被提級加薪。但這種崗位設置的缺點是只考慮任務的要求而往往忽視在崗者個人的特點,員工個人往往成為崗位的附庸。這種形式在機器化大工業時代顯得十分突出:操作工在長長的流水線旁日復一日不停地重復同一種動作,時間一長,員工的積極性往往會一落千丈。此外,由于任務目標是可以量化的,所以這種崗位設置的具體編制也可以用人均勞動生產率(或人均利潤)等量化指標具體地計算出來。

      基于能力的崗位設置,是將明確的工作目標按照工作流程的特點層層分解到崗位。但區別在于崗位的任務種類是復合型的,職責也比較寬泛,相應的對員工的工作能力也要求要全面一些。這種設置的好處是崗位的工作目標和職責邊界比較模糊,使員工不會拘泥于某個崗位設定的職責范圍內,從而有發揮個人特長的余地,進而使企業具有應對市場變化的彈性。在這種形式下,企業內部的崗位管理常常采用的是“寬帶”管理,即各崗位之間的等級越來越寬泛。目前許多美國企業內部從上到下只有6個等級,各等級內的各崗位其職責分工沒有明確的界限,完全根據市場的變化來調整企業內部各崗位所承擔的具體任務。由于員工個人的表現難以象其于任務的崗位設置那樣簡單明了,所以這種形式會要求賦予直接管理者更大的責任,由直接管理者對下屬進行決斷、監督和評估。但另一方面,它的缺點也會因為員工的靈活性加大而帶來工作成果的不確定性上升。同時,由于對員工的能力要求高,勞動力成本和培訓費用也會相應增加。這種形式在第三產業占主導的時代很顯著;許多第三產業的行業是高度依賴于人的。在這些行業中,員工的能力和工作積極性對工作任務的完成有著很大的影響力,如金融、保險、咨詢服務、超市零售等等。因為這種服務性的行業中,具體崗位所承擔的任務在許多情況下是要求完成一個過程,是難以量化的,所以這種崗位設置形式往往不規定一個具體的編制數,而是用一定的人力成本預算來進行控制。

      基于團隊的崗位設置,則是一種更加市場化、客戶化的設置形式。它采用以為客戶提供總體附加值(總體解決方案)為中心,把企業內部相關的各個崗位組合起來,形成團隊進行工作。它的最大特點是能迅速回應客戶、滿足客戶的各種要求。同時,又能克服企業內部各部門、各崗位自我封閉、各自為政的毛病。對在崗者來說,在一個由各種技能、各個層次的人組合起來的團隊中工作,不僅可以利用集體的力量比較容易地完成任務,而且可以從中相互學到許多新的東西,也能經常保持良好的精神狀態。

      顯然,它是一種比較理想的崗位設置形式。但是,這種形式對企業內部的管理、協調能力要求很高,否則容易出現打亂仗。目前它的應用還不夠普及,更多的是在那些“項目型”的公司中應用,如軟件設計、系統集成、咨詢服務、中介服務、項目設計、工程施工等等。這種崗位設置形式的人員確定往往也是采用根據客戶要求特點進行組合的方式。在人力成本方面也往往采用預算控制法。

      現在許多企業的困惑是各部門都喊人少,結果造成人員總數越來越多,人力成本不斷加大,但企業的效率卻沒有提高。因此,企業希望找到一種辦法來有效地控制員工總數。企業往往是將這個任務交給人力資源部去負責。這種只靠人力資源部門進行單方面控制,而其它部門缺乏自我約束的做法是難以奏效的。企業需要的是一個大家在人員方面都能進行自我約束、自我控制的機制,而不僅僅是一套硬性的定崗定編的規定。

      最后,定崗定編的硬約束是人力成本投入。企業的人力成本投入在一定時期內總是有限的。在投入有限的情況下,崗位和人數的有限性是不言而喻的。人力資源管理要做的是,在一定時期內,如何運用有限的資本投入獲得任務目標、工作崗位和員工人數三者之間的最佳組合。

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